Sekretaris Perusahaan
Sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik dan dalam rangka meningkatkan keterbukaan informasi dan komunikasi kepada para pemangku kepentingan sekaligus sebagai penerapan prinsip tata kelola perusahaan yang baik., maka Perusahaan menunjuk Sekretaris Perusahaan yang bertanggung jawab untuk menjaga hubungan dengan seluruh pemangku kepentingan dan mengkomunikasikan kegiatan Perusahaan dengan baik, terutama terkait keterbukaan informasi
Piagam Sekretaris Perusahaan
PIAGAM CORPORATE SECRETARY
PT SURYA ESA PERKASA Tbk
PENGANTAR
Piagam Corporate Secretary adalah pedoman kerja dan kode etik yang berlaku untuk Corporate Secretary PT Surya Esa Perkasa Tbk (“Perusahaan”) dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Piagam Corporate Secretary disusun sesuai dengan Visi, Misi, Tujuan Strategis Perusahaan, Kebijakan Tata Kelola Perusahaan yang Baik, Anggaran Dasar Perusahaan serta peraturan perundang-undangan yang berlaku, khususnya Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (OJK) No. 35 / POJK.04 / 2014 (“POJK 35”) tentang Corporate Secretary Emiten atau Perusahaan Publik dan Peraturan Bursa Efek Indonesia (BEI) No. IA tentang Fungsi Corporate Secretary.
Piagam Corporate Secretary mencakup ketentuan tentang Fungsi Corporate Secretary, Pengangkatan dan Pemberhentian, Kualifikasi, Tugas dan Tanggung Jawab, Wewenang, Manajemen Rapat Umum Pemegang Saham, Manajemen Rapat Dewan, Administrasi Saham dan Dokumen, serta Laporan Corporate Secretary.
BAB I
KETENTUAN UMUM
A. Definisi
1. Otoritas Jasa Keuangan (OJK) adalah Lembaga Negara yang didirikan berdasarkan Undang-Undang Nomor 21 Tahun 2011 yang berfungsi untuk melakukan sistem pengaturan dan pengawasan yang terintegrasi untuk semua kegiatan di sektor jasa keuangan.
2. BEI adalah Bursa Efek Indonesia atau PT Bursa Efek Indonesia (BEI).
3. Corporate Secretary adalah orang perseorangan atau penanggung jawab unit kerja yang menjalankan fungsi Corporate Secretary.
4. Direksi adalah organ perusahaan publik yang memiliki wewenang dan tanggung jawab penuh manajemen perusahaan untuk memenuhi maksud dan tujuannya dan juga untuk mewakili emiten atau perusahaan publik, baik di dalam maupun di luar pengadilan dalam sesuai dengan ketentuan anggaran dasar.
5. Dewan Komisaris adalah organ perusahaan publik yang bertugas engawasi dan memberikan nasihat kepada Direksi, baik secara umum dan/atau khusus, mengenai manajemen perusahaan sesuai dengan anggaran dasar.
6. Komite adalah organ yang oleh Dewan Komisaris untuk mendukung efektivitas tugas dan tanggung jawabnya.
7. Perusahaan adalah PT Surya Esa Perkasa Tbk.
8. Publik adalah setiap dan semua pihak di luar Perusahaan.
9. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah rapat umum pemegang saham Perusahaan.
10.Stakeholder adalah pihak yang memiliki kepentingan dalam Perusahaan.
B. Tujuan
Tujuan dari Piagam Corporate Secretary ini adalah:
1. Sebagai panduan tugas, fungsi dan peran Corporate Secretary dalam menjalankan tugasnya secara efisien, efektif, transparan, bertanggung jawab, dan independen sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan untuk meningkatkan fungsi layanan Perusahaan kepada Stakeholder dan pihak lain sehubungan dengan Perusahaan;
2. Sebagai dasar dalam penentuan kebijakan dan pengambilan keputusan Perusahaan yang berkaitan dengan Corporate Secretary; dan
3. Menjaga keseimbangan antara hak dan kewajiban di antara pemegang saham, Direksi, Dewan Komisaris, dan Stakeholder untuk mencapai tujuan Perusahaan untuk memberikan kinerja terbaik bagi Perusahaan dan memberikan manfaat bagi seluruh stakeholders.
C. Kerangka Hukum
Penerbitan Piagam Corporate Secretary ini didasarkan pada Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (OJK) No. 35 / POJK.04 / 2014 (“POJK 35”) tentang Corporate Secretary Emiten atau Perusahaan Publik dan Bursa Efek Indonesia. (“BEI”) Peraturan No. IA tentang Fungsi Corporate Secretary sesuai tujuan strategis Perusahaan dan kebijakan Perusahaan mengenai Tata Kelola Perusahaan yang Baik.
E. Status, Fungsi dan Bentuk
1. Struktur organisasi Corporate Secretary berada di bawah tanggung jawab Direksi.
2. Corporate Secretary diangkat dan diberhentikan berdasarkan keputusan Direksi.
3. Corporate Secretary dapat dirangkap oleh Direktur Perusahaan.
4. Dalam hal lowongan Corporate Secretary, Direksi akan menunjuk pengganti dalam waktu 60 (enam puluh) hari sejak terjadinya lowongan Corporate Secretary tersebut. Selama kekosongan Corporate Secretary sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Corporate Secretary harus dirangkap oleh anggota Direksi atau orang yang ditunjuk sebagai Corporate Secretary sementara terlepas dari persyaratan Corporate Secretary sebagaimana ditentukan dalam POJK 35/2014.
5. Fungsi Corporate Secretary harus dilakukan oleh :
a. Seorang individu; atau
b. Sebuah unit kerja.
c. Unit kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b di atas dipimpin oleh orang yang bertanggung jawab.
F. Kualifikasi
Kualifikasi yang diperlukan oleh Corporate Secretary termasuk tetapi tidak terbatas pada hal-hal berikut:
1. Kompeten dalam mengambil tindakan hukum..
2. Memiliki latar belakang pendidikan yang mampu mendukung kinerja tugas dan tanggung jawabnya dan memiliki pengalaman yang diperlukan terkait dengan bisnis Perusahaan.
3. Memiliki kemampuan dan kualitas pemahaman yang memadai di bidang manajerial, komunikasi, keterampilan interpersonal, manajemen keuangan perusahaan, tata kelola perusahaan, sektor hukum, dan aktivitas bisnis Perusahaan.
4. Memiliki pengalaman terkait dengan aspek keahlian sebagaimana dimaksud pada angka 3.
5. Berdomisili di Indonesia.
G. Tugas dan Tanggung Jawab
Sesuai dengan ketentuan OJK dan pasar modal yang berlaku, tugas dan tanggung jawab Corporate Secretary adalah sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan pasar modal, khususnya peraturan yang berlaku di sektor pasar modal;
2. Untuk memberikan layanan kepada publik tentang informasi apa pun yang diperlukan oleh investor yang berkaitan dengan kondisi Perusahaan;
3. Memberikan masukan kepada Direksi dan Dewan Komisaris untuk mematuhi peraturan perundang-undangan di sektor Pasar Modal;
4. Untuk melayani sebagai penghubung antara Perusahaan dan pemegang saham, OJK, dan pemangku kepentingan lainnya;
5. Untuk mewakili Perusahaan dalam korespondensi dengan otoritas pasar modal sesuai dengan wewenang yang diberikan oleh Perusahaan; dan
6. Untuk membantu Direksi dan Dewan Komisaris dalam pelaksanaan tata kelola perusahaan termasuk:
a. Pengungkapan informasi kepada publik, termasuk ketersediaan informasi di situs web Emiten atau Perusahaan Publik;
b. Penyerahan laporan kepada Otoritas Jasa Keuangan secara tepat waktu;;
c. Penyelenggaraan dan dokumentasi Rapat Umum Pemegang Saham;
d. Penyelenggaraan dan dokumentasi rapat Direksi dan/atau Dewan Komisaris; dan
e. Pelaksanaan program orientasi kepada Perusahaan untuk Direksi dan/atau Dewan Komisaris.
H. Pelaporan
1. Corporate Secretary wajib menyampaikan laporan pelaksanaan kerja secara berkala paling tidak 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun kepada Direksi dan ditembuskan kepada Dewan Komisaris.
2. Perusahaan harus mengungkapkan uraian singkat tentang pelaksanaan fungsi Corporate Secretary dan informasi tentang pendidikan dan / atau pelatihan yang dilakukan oleh Corporate Secretary dalam Laporan Tahunan Perusahaan.
3. Dalam hal pengangkatan dan pemberhentian Corporate Secretary, Perusahaan harus:
a. Menyampaikan laporan kepada OJK tentang penunjukan dan pemberhentian Corporate Secretary; dan
b. Memposting di situs web Perusahaan penunjukan dan pemberhentian serta kekosongan Corporate Secretary.
c. Melaporkan ke OJK dan memposting informasi di situs web sebagaimana dimaksud di atas harus dilakukan selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja sejak pengangkatan dan pemberhentian.
BAB II
URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
CORPORATE SECRETARY
A. Terkait dengan Dewan Komisaris dan Direksi:
1. Mengorganisasi Rapat Dewan Komisaris, seperti:
a. Persiapan agenda rapat;
b. Menghubungi atau mengundang Komisaris;
c. Persiapan bahan pertemuan, termasuk fasilitas audio-visual;
d. Mengingatkan Komisaris dan/atau anggota Komite tentang hal-hal yang berkaitan dengan Perusahaan, anggaran dasar, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk masalah yang akan dibahas;
e. Membuat risalah rapat; dan
f. Memberikan saran dan masukan mengenai tata kelola perusahaan kepada Dewan Komisaris.
2. Mengorganisasi Rapat Direksi, seperti:,
a. Menghubungi atau mengundang Direksi untuk rapat sesuai dengan prosedur pemanggilan;
b. Memastikan kehadiran Direksi sehingga rapat dan membuat resolusi yang mengikat;
c. Membuat risalah rapat untuk Direksi; dan
d. Memberikan saran tentang masalah tata kelola perusahaan kepada Direksi.
3. Manajemen Daftar Pemegang Saham, seperti:
a. Administrasi pemegang saham;
b. Pendaftaran saham;
c. Pemeliharaan daftar pemegang saham;
d. Pemeliharaan daftar khusus pemegang saham;
e. Pemeliharaan daftar pemegang saham lebih dari 5% (lima persen)
B. Sehubungan dengan Rapat Pemegang Saham
a. Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS):
b. Persiapan logistik untuk penyelenggaraan RUPS;;
c. Persiapan dan distribusi pemberitahuan RUPS, pemanggilan, surat kuasa (surat kuasa) dan laporan tahunan;
d. Penyusunan agenda dan skenario RUPS (skenario dan narasi) untuk ketua RUPS;
e. Membantu Dewan Komisaris dan Direksi dalam mempersiapkan jawaban atas pertanyaan pemegang saham dalam RUPS; dan
f. Mempersiapkan risalah RUPS..
2. Penyusunan Laporan Tahunan:
a. Memastikan bahwa laporan tahunan berisi ringkasan data keuangan penting, analisis dan diskusi utama oleh Manajemen, laporan keuangan yang diaudit, dan laporan Manajemen
b. Memastikan bahwa laporan tahunan harus diserahkan kepada OJK dalam 2 (dua) salinan asli dan tersedia untuk para pemegang saham selambat-lambatnya waktu Panggilan untuk RUPS atau selambat-lambatnya 4 (empat) bulan pada akhir tahun fiskal (mana yang lebih awal);dan
c. Memastikan bahwa persetujuan terhadap laporan tahunan harus menjadi agenda RUPS Tahunan.
C. Sehubungan dengan Legal dan Kepatuhan
1. Memberikan saran tentang masalah hukum dan tata kelola perusahaan kepada Dewan Komisaris dan Direksi
2. Untuk menyiapkan dan mengelola pernyataan pendaftaran dan untuk melaporkan ke otoritas pasar modal dan bursa;
3. Melaporkan adanya perdagangan orang dalam (jika ada) kepada pasar modal dan otoritas bursa efek;
4. Untuk menyampaikan kepada Dewan Direksi dan Dewan Komisaris bahwa setiap pembelian dan penjualan saham di Perusahaan yang dilakukan oleh Direksi dan Dewan Komisaris, termasuk anggota keluarga mereka harus dicatat dalam daftar khusus pemegang saham dan untuk dilaporkan lebih lanjut ke OJK sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;;
5. Untuk mengelola kebijakan dan prosedur Perusahaan secara komprehensif; dan
6. Kewajiban lain sebagaimana ditentukan dalam peraturan perundang-undangan di pasar modal.
D. Pemberian Informasi dan Hubungan dengan Stakeholder Perusahaan
1. Hubungan Media dan Investor
Media / pers adalah lembaga yang berperan penting dalam menyampaikan informasi / berita kepada publik. Sementara investor adalah pemegang saham Perusahaan dan / atau mereka yang mewakili beberapa pemegang saham secara kolektif. Oleh karena itu, diperlukan pengaturan mengenai informasi / berita yang dikeluarkan oleh Perusahaan dan prosedur komunikasi sehingga memberikan dampak positif bagi Perusahaan seraya tetap mengakomodasi kebutuhan informasi oleh para pemangku kepentingan. Informasi yang akan disampaikan kepada Stakeholder meliputi:
a. Informasi perusahaan;
b. Informasi bisnis;
c. Informasi keuangan; dan
d. Informasi lainnya
2. Corporate Secretary memiliki peran dalam melakukan koordinasi dan menyusun informasi dan data dari berbagai sumber internal, yang digunakan sebagai bahan komunikasi yang oleh Departemen Corporate Secretary dan Departemen Hubungan Investor sehingga informasi tersebut diberikan kepada Pemangku Kepentingan serta mematuhi keputusan Direksi.
3. Untuk menjaga hubungan yang baik dengan lembaga pemerintah dan lembaga pasar modal dan asosiasi yang terkait dengan Perusahaan..
BAB III
RATIFIKASI DAN REVISI
1. Piagam Corporate Secretary ditetapkan oleh Direksi.
2. Corporate Secretary harus mengevaluasi, menilai, dan melakukan perbaikan pada Piagam Corporate Secretary ini secara berkala sesuai dengan perkembangan Perusahaan dan peraturan OJK dan IDX.
Jakarta, 01 Januari 2019
Direksi
PT Surya Esa Perkasa Tbk.
